Ferienwohnung Reinhardt
Stand: 05. August 2025
Norman Reinhardt
Anton‑Dietrich‑Straße 11
65375 Oestrich‑Winkel, Deutschland
Telefon: 0151 59481119
E‑Mail: [email protected]
Web: https://fewo-reinhardt.com
DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung
TTDSG: Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (§ 25 regelt Cookies/Tracking)
BMG: Bundesmeldegesetz (§ 30 regelt den Meldeschein)
Personenbezogene Daten: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen
Verarbeitung: jeder Vorgang mit personenbezogenen Daten (Erheben, Speichern, Löschen etc.)
Wesentliche Rechtsgrundlagen:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse
§ 25 TTDSG – Zugriff auf Endgeräteinformationen/Cookies
§ 5 der Tourismusbeitragssatzung der Stadt Oestrich-Winkel - Datenerhebung füpr die Abführung des Tourismusbeitrags
§ 29-30 Abs. 4 Bundesmeldegesetz (BMG) - Pflicht zur Führung eines Meldescheins
Zweck / Prozess | Datenkategorien | Rechtsgrundlage(n) | Speicherdauer / Kriterien | Empfänger / Kategorien |
---|---|---|---|---|
Website-Betrieb & Sicherheit (Server-Logs) | IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, URL, Referrer, Browser, Betriebssystem | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | i. d. R. 30 Tage (konkret unten definiert) | Lodgify (Hosting) |
Cookies/Consent-Management | Einwilligungsstatus, Zeitstempel, IP (gekürzt), Browserdaten | § 25 TTDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f | Bis Widerruf/Ende der Laufzeit (siehe Cookie-Tabelle) | Cookiebot (Usercentrics A/S), Lodgify |
Buchung über Webseite (Lodgify) | Stammdaten, Aufenthaltsdaten, Zahlungsdaten (teilweise), Kommunikation | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen | Lodgify, Zahlungsdienstleister, Steuerberatung/Accounting |
Buchung über Booking.com / Airbnb | Name, Kontaktdaten, Buchungsdetails (von Plattform übermittelt) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen | Booking.com, Airbnb, Steuerberatung/Accounting |
Meldeschein (§ 30 BMG) | Name, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Ausweisnummer | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 30 BMG | 1 Jahr nach Ankunft | Behörden auf Anfrage |
Zahlungsabwicklung (Stripe / PayPal) | Zahlungsdaten, Transaktionsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | 10 Jahre (steuerrechtlich) | Stripe Payments Europe / PayPal (Europe) S.à r.l. & Cie, S.C.A. |
Kommunikation (E‑Mail/Kontaktformular) | Name, E‑Mail, Nachricht, Meta-Daten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Regelmäßig 3 Jahre (Verjährungsfristen), länger bei Bedarf | E‑Mail-Provider, ggf. Lodgify (Formular) |
Aufbewahrung in DMS/Archiv (z. B. ecoDMS) | Rechnungen, Buchungsunterlagen, Vertragsdokumente | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO | 10 Jahre (steuerrechtlich) | ecoDMS GmbH (AV), Steuerberatung |
Preis-/Belegverwaltung, Buchhaltung (Lexoffice/Lexware) | Rechnungsdaten, Buchungsdaten, Kundendaten | Art. 6 Abs. 1 lit. c, lit. f, ggf. lit. b | 10 Jahre (steuerrechtlich) | Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Lexoffice/Lexware) |
Automatisierte Workflows (Zapier) | Name, E-Mail, Telefonnummer, Buchungsdetails | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) / lit. f DSGVO (Prozessoptimierung) | Nach Zweckfortfall / gesetzliche Fristen | Zapier Inc. (USA, DPF & SCCs) |
Online-Formulare (CognitoForms) | Name, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Ausweisdaten, Buchungsinfos | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Meldeschein), lit. b DSGVO (Vertrag) | Meldedaten 1 Jahr (§ 30 BMG) | Cognito LLC (USA, DPF & SCCs) |
§5 Tourismusbeitragssatzung Oestrich-Winkel | Name, Anschrift, Grund der Anreise, bei Beruflich Anschrift des Arbeitgebers | §5 Tourismusbeitragssatzung Oestrich-Winkel | 1 Jahr nach Ankunft | Behörden auf Anfrage |
Anbieter: Code Runners SL (Lodgify), Carrer de Casp 46, 08010 Barcelona, Spanien.
Verarbeitete Daten: IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, besuchte Seite, Referrer-URL, Browser, Betriebssystem.
Zwecke: Stabilität, Sicherheit, Fehleranalyse (berechtigtes Interesse).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: 30 Tage (anpassen, falls Lodgify abweichend speichert).
AV-Vertrag: mit Lodgify abgeschlossen (Art. 28 DSGVO).
Wir setzen Cookies und vergleichbare Technologien ein. Technisch notwendige Cookies stützen wir auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für nicht notwendige Cookies/Tracking holen wir vorab Ihre Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG).
Anbieter | Zweck | Typ | Laufzeit | Rechtsgrundlage |
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Lodgify | Session-Verwaltung für Buchungen, Sprache, Währung und Filtereinstellungen | notwendig / funktional | Session / bis 1 Jahr | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
Cloudflare (CDN) | Sicherheit, Bot-Schutz und Performance-Optimierung | notwendig | 30 Minuten – 1 Monat | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
CognitoForms | Sicheres Absenden und Speichern von Formular- und Meldedaten | notwendig | Session / technisch erforderlich | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) |
Cookiebot | Speichert Einwilligungsstatus | rechtlich notwendig | 12 Monate | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
Google Analytics | Analyse des Nutzerverhaltens | Statistik (einwilligungspflichtig) | 1 Tag – 2 Jahre | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 TTDSG |
Daten: Name, Anschrift, E‑Mail, Telefonnummer, Aufenthaltszeitraum, Anzahl Gäste, optionale Nachrichten, Zahlungsdaten (ggf. über Payment-Provider).
Zweck: Anbahnung, Abschluss und Durchführung des Beherbergungsvertrags.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Speicherdauer: Buchungs- und Rechnungsdaten werden aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten 10 Jahre aufbewahrt (§ 147 AO).
Empfänger: Lodgify (AVV), Zahlungsdienstleister, Steuerberatung/Buchhaltung (teils als eigene Verantwortliche, teils als Auftragsverarbeiter, siehe Abschnitt 13).
Wir nutzen Zapier Inc., 548 Market St #62411, San Francisco, CA 94104-5401, USA, um automatisierte Workflows (z. B. Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS) zu erstellen.
Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Buchungsinformationen (je nach Workflow).
Zweck: Automatisierte Übertragung von Daten zwischen Buchungssystem, Kommunikation und Benachrichtigungen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Prozesssteuerung).
Drittlandübermittlung: Die Verarbeitung erfolgt in den USA. Zapier ist zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF).
AVV: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Zapier gemäß Art. 28 DSGVO wurde abgeschlossen.
Wir verwenden Cognito LLC, 929 Gervais St, Columbia, SC 29201, USA, zur Erstellung und Verwaltung von Online-Formularen. Hierüber werden u. a. Meldedaten (z. B. gemäß § 30 BMG) erfasst.
Verarbeitete Daten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Ausweisdaten, Buchungsinformationen.
Zweck: Aufnahme von Meldedaten, Buchungsinformationen und Kommunikation mit Gästen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Meldescheinpflicht), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Drittlandübermittlung: Die Verarbeitung erfolgt in den USA. CognitoForms ist Teilnehmer am EU-US Data Privacy Framework.
AVV: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit CognitoForms gemäß Art. 28 DSGVO besteht.
Nach der Buchung erhält der Gast einen individuellen, nicht öffentlich auffindbaren Link zur digitalen Eingabe seiner Check-in-Daten (Name, Adresse, Ausweisdaten etc.). Dieser Link enthält einen zufällig generierten Zugriffstoken und wird dem Gast ausschließlich per SMS oder E-Mail übermittelt.
Der Link bleibt aktiv, bis wir die eingegebenen Daten manuell überprüft haben – in der Regel innerhalb von 12 Stunden. Während dieser Zeit kann der Gast seine Angaben erneut aufrufen und korrigieren. Nach der Überprüfung wird der Zugriff auf die Daten deaktiviert, sodass der Link nicht weiterverwendbar ist.
Wir empfehlen unseren Gästen ausdrücklich, den Link nicht an Dritte weiterzugeben und ihn nur auf privaten, sicheren Geräten zu öffnen.
Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung zur Gästeregistrierung nach § 30 BMG).
Die Verarbeitung der Check-in-Daten erfolgt über technische Dienstleister (z. B. Lodgify, Zapir, Cognito Forms und Seven.io), mit denen wir datenschutzkonforme Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen haben.
Für den Versand von Check-in-Links und Zugangscodes zur Unterkunft per SMS verwenden wir den Dienstleister Seven Communications GmbH & Co. KG (Seven.io), Monikastraße 4, 01067 Dresden, Deutschland.
Dabei wird die vom Gast bei der Buchung angegebene Mobilfunknummer an Seven.io übermittelt, um eine einmalige SMS mit einem personalisierten Check-in-Link zu versenden. Eine weitergehende Verarbeitung oder Nutzung durch Seven.io erfolgt nicht. Die Daten werden ausschließlich für den Versand der SMS im Rahmen der Vertragserfüllung genutzt.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Beherbergungsvertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem reibungslosen und sicheren Ablauf des digitalen Check-ins).
Mit Seven.io haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Für die Kommunikation mit unseren Gästen bieten wir auch den Messenger-Dienst WhatsApp an. Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland (ein Unternehmen der Meta Platforms Inc.).
Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren oder wir Ihnen über WhatsApp schreiben, verarbeiten wir Ihre Mobilfunknummer sowie ggf. weitere von Ihnen übermittelte personenbezogene Daten (z. B. Name, Buchungsdetails, Anfragen).
Die Nutzung von WhatsApp erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer effizienten und nutzerfreundlichen Kommunikation mit unseren Gästen.
Die Kommunikation über WhatsApp ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Dabei können jedoch sogenannte Metadaten (z. B. Kommunikationszeitpunkte oder verwendetes Gerät) durch den Anbieter verarbeitet und an Server außerhalb der EU, insbesondere in die USA, übermittelt werden. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss.
Wir empfehlen, keine sensiblen Daten (z. B. Ausweisdaten) über WhatsApp zu übermitteln.
Wenn Sie dies nicht wünschen, bieten wir Ihnen selbstverständlich alternative Kontaktmöglichkeiten per E-Mail oder Telefon an.
Wenn Sie über Booking.com, Fewo-Direkt, Airbnb und dessen derivate oder ähnliche buchen, verarbeiten diese Plattformen Ihre Daten als eigene Verantwortliche. Wir erhalten von dort nur die zur Vertragsdurchführung notwendigen Daten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Speicherdauer: wie in Abschnitt 6 (steuerrechtlich 10 Jahre).
Bitte beachten Sie zudem die Datenschutzhinweise der Plattformen.
Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) und PayPal (Europe) S.Ã r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg) verarbeiten Zahlungsdaten als eigene Verantwortliche.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Zahlungsabwicklung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrugsprävention).
Speicherdauer: steuerrechtlich 10 Jahre.
Drittlandübermittlungen: Stripe/PayPal können Daten in die USA übermitteln. Übermittlungen stützen sich auf Angemessenheitsbeschlüsse (EU‑US Data Privacy Framework) oder Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) zzgl. ergänzender Maßnahmen.
Als Beherbergungsstätte sind wir gesetzlich verpflichtet, einen Meldeschein zu erheben.
Pflichtangaben: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Ausweisnummer, An- und Abreisetag, ggf. Mitreisende.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 30 BMG.
Speicherdauer: 1 Jahr nach Ankunft, anschließend Vernichtung.
Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Rückfragen, Vertragsabwicklung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/Vertrag), alternativ lit. f (allgemeine Anfragen).
Speicherdauer: regelmäßig 3 Jahre (Verjährungsfristen), längere Aufbewahrung bei Geltendmachung/Abwehr von Ansprüchen.
Einige unserer Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten auch in Drittländern außerhalb der EU (insbesondere in den USA).
Dies betrifft insbesondere:
Zapier Inc., 548 Market St #62411, San Francisco, CA 94104-5401, USA (Automatisierungen, E-Mail- und SMS-Versand).
Cognito LLC, 929 Gervais St, Columbia, SC 29201, USA (CognitoForms, Speicherung von Meldedaten,E-Mail-Versand).
Sicherheitsmechanismen:
Beide Anbieter sind zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF), das einen angemessenen Datenschutz im Sinne von Art. 45 DSGVO gewährleistet.
Für zusätzliche Sicherheit haben wir mit beiden Anbietern Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO abgeschlossen.
Es werden nur die notwendigen Daten übertragen, die für die jeweiligen Automatisierungen oder Formularspeicherungen erforderlich sind.
Wir treffen geeignete Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau sicherzustellen, u. a.:
TLS/SSL‑Verschlüsselung der Website
Zugriffsbeschränkungen & Berechtigungskonzepte
Regelmäßige Backups und Update‑/Patch‑Management
Protokollierung & Monitoring (Server-Logs)
Auftragsverarbeitungsverträge mit relevanten Dienstleistern
Intern gepflegtes Löschkonzept und Prozesse für Betroffenenrechte
(Detailbeschreibungen dieser TOMs gehören typischerweise in dein internes Datenschutzkonzept, nicht öffentlich in die Datenschutzerklärung.)
Wir geben Daten nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder aufgrund Ihrer Einwilligung erforderlich ist.
Lodgify (Code Runners SL, Spanien): Hosting, Buchungssystem, Serverbetrieb und Updates.
Cookiebot (Usercentrics A/S, Dänemark): Consent-Management-Tool.
E-Mail-Provider (z. B. dein Hostinganbieter): Versand/Empfang von E-Mails.
ecoDMS GmbH: Dokumentenmanagement/Archivierung.
Lexoffice / Lexware (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG): Buchhaltung/Rechnungswesen.
Zapier: Automatisierte Workflows, z. B. Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS.
Cognitoforms: Online-Formulare, Speicherung von Meldedaten (§ 30 BMG), Benachrichtigungen per E-Mail
Zahlungsdienste: Stripe, PayPal.
Buchungsplattformen: Booking.com, Airbnb.
Steuerberater: Verarbeitung als eigener Verantwortlicher.
Behörden: Meldepflichten und steuerrechtliche Anfragen.
Wir löschen bzw. anonymisieren personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Im Einzelnen:
Daten / Dokumente | Speicherdauer / Kriterium |
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Buchungs- & Rechnungsdaten | 10 Jahre (§ 147 AO) |
Meldeschein nach § 30 BMG | 1 Jahr nach Ankunft, danach Vernichtung |
Vertrags-/Korrespondenzdaten | Regelmäßig 3 Jahre (regelmäßige Verjährung) |
Server-Logfiles | 30 Tage (Sicherheit/Fehleranalyse) |
Consent-Protokolle (Cookiebot) | 12 Monate (oder Tool-Einstellung) |
Als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO sind wir Ihr Ansprechpartner für die Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte.
Auch wenn wir den technischen Betrieb (Server, Wartung, Updates) nicht selbst durchführen, sondern diesen durch unseren Auftragsverarbeiter erbringen lassen, bleiben wir für den Umgang mit Ihren Daten zuständig. Wir leiten ggf. technische Anfragen an unsere Auftragsverarbeiter weiter, um Ihre Rechte zu gewährleisten.
Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten verlangen.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, unrichtige Daten zu korrigieren.
Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO).
Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde (Sitz in Hessen):
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit,
Gustav‑Stresemann‑Ring 1, 65189 Wiesbaden, www.datenschutz.hessen.de
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, Widerspruch einzulegen.
Wenn Sie Widerspruch einlegen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Webanalyse-/Marketing-Tools:
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